Cinq erreurs de trésorerie qui coûtent cher à une copropriété
Mélanger courant et exceptionnel, encaisser sans rattacher, laisser courir les impayés, payer sans justificatif, ne pas arrêter les comptes.
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Les difficultés financières d'une copropriété viennent rarement d'une fraude. Elles viennent de cinq habitudes, chacune raisonnable prise isolément.
1. Ne pas séparer le courant de l'exceptionnel
Quand les travaux de toiture sont payés avec l'argent des charges courantes, tout va bien — jusqu'au mois où il faut régler le contrat d'entretien. Un fonds de travaux distinct n'est pas une complication administrative : c'est ce qui empêche de dépenser deux fois le même dinar.
2. Encaisser sans rattacher
Un virement reçu sans savoir qui l'a émis ni ce qu'il règle devient un mystère au bout de trois mois. Rattachez chaque encaissement à un lot et à une période au moment où il arrive.
Le pire cas
Un copropriétaire à jour relancé comme débiteur parce que son paiement n'a jamais été rattaché. La créance est perdue en crédibilité bien avant de l'être en argent.
3. Laisser courir les petits impayés
Un trimestre non réglé se récupère. Quatre trimestres deviennent une somme que le foyer ne peut plus régler d'un coup, et la situation se bloque. Le montant n'a pas changé de nature ; le temps l'a rendu insoluble.
4. Payer sans justificatif
Un paiement en espèces sans reçu n'existe pas comptablement. Il existera pourtant très bien dans le souvenir de celui qui l'a reçu, et pas du tout dans celui qui devra le justifier en assemblée.
5. Ne pas arrêter les comptes régulièrement
Un point trimestriel prend une heure. Un rattrapage annuel prend un week-end et produit des chiffres que personne ne peut plus vérifier, parce que les souvenirs se sont effacés.
Le minimum vital
- un compte distinct pour les fonds exceptionnels
- chaque encaissement rattaché à un lot et une période
- une relance dès le premier trimestre non réglé
- un justificatif pour chaque sortie, sans exception
- un arrêté des comptes tous les trois mois
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