Ce que doit contenir un appel de fonds

Un appel de fonds tient sur une page. Il ne demande pas de talent particulier — seulement de ne rien oublier. Ce qui manque à un appel est exactement ce sur quoi on vous posera des questions.

Les sept mentions indispensables

1. 1L'identification du lot : bloc, numéro, et le nom du copropriétaire tel qu'il figure au registre
2. 2La période couverte, avec une date de début et une date de fin
3. 3La quote-part du lot, en millièmes — et le total de mille rappelé
4. 4Le montant total de la dépense appelée pour la copropriété
5. 5Le montant dû par ce lot, et le calcul qui y mène
6. 6La date d'échéance, et le moyen de paiement accepté
7. 7Le solde antérieur, s'il y en a un : un appel qui ignore une dette passée en crée deux

Ce qui aide, sans être indispensable

• Le détail des postes de dépense — même sommaire : gardiennage, nettoyage, fluides, ascenseur
• La séparation entre charges courantes et exceptionnelles, dès qu'il y a les deux
• La date de la décision qui a autorisé une dépense exceptionnelle
• Un contact pour poser une question, avec un vrai délai de réponse

Ce qui ne sert à rien

Trois choses qu'on voit souvent et qui n'aident personne : les formules comminatoires dans un premier appel, les mentions juridiques recopiées d'un modèle français, et les totaux sans détail. La première braque, la deuxième est inapplicable, la troisième appelle exactement la question à laquelle on voulait couper court.

La forme

La loi n'impose pas de forme particulière pour un appel de fonds. Ce que la pratique retient : un document écrit, daté, remis de manière traçable — remise en main propre contre signature, ou envoi dont on garde la preuve.

Nous recommandons de conserver une copie de chaque appel émis, classée par exercice. Le jour où un impayé se discute, c'est la première chose qu'on vous demandera.