Reprendre une résidence : ce qu'il faut réclamer
La liste de ce que l'équipe sortante doit remettre. À parcourir avant d'accepter la fonction, pas six mois après.
Une reprise se joue dans les deux premières semaines. Passé ce délai, l'équipe sortante s'est démobilisée, les mots de passe se perdent, et ce qui n'a pas été remis ne le sera plus jamais. Cette liste sert à réclamer pendant que quelqu'un peut encore répondre.
Ce que vous reprenez appartient au syndicat, pas à la personne sortante
L'article 89 du Code des Droits Réels donne au syndicat des propriétaires la personnalité civile : les comptes, les contrats et les archives sont les siens. Ce n'est pas une faveur qu'on vous accorde en vous les remettant — c'est le patrimoine du syndicat qui revient à ceux qui l'administrent.
Argent — à réclamer en premier
- Relevés du compte du syndicat sur les douze derniers mois
- Solde exact à la date de reprise, et le justificatif bancaire qui l'atteste
- Liste des lots à jour, avec le solde de chacun
- Liste des impayés, avec l'ancienneté de chaque somme et les relances déjà envoyées
- Montant du fonds de réserve, et où il se trouve réellement
- Engagements pris et non encore payés (travaux commandés, factures reçues)
- Accès au compte bancaire : signataires actuels, procédure pour les changer
Décisions — ce qui vous engage sans que vous l'ayez voté
- Procès-verbaux des trois dernières assemblées générales
- Budget voté pour l'exercice en cours, et ce qui en a déjà été consommé
- Décisions votées mais non exécutées — la liste la plus utile, et la plus souvent absente
- Règlement de copropriété, dans sa version en vigueur, avec ses modifications éventuelles
- Composition du comité, et date de fin des mandats en cours
Contrats — ce qui se renouvelle tout seul
- Contrat d'entretien de l'ascenseur : échéance, préavis, coordonnées d'urgence
- Contrats de nettoyage, d'espaces verts, de gardiennage
- Contrats d'assurance en cours, avec les garanties et l'échéance
- Abonnements en cours au nom du syndicat (eau, électricité des communs, internet)
- Pour chaque contrat : la date à laquelle il se reconduit si personne ne fait rien
Technique et sécurité
- Plans de la résidence, si la résidence en dispose
- Historique des sinistres et des travaux des trois dernières années
- Dernières vérifications de sécurité effectuées, avec leurs dates
- Jeux de clés des parties communes, et qui d'autre en détient
- Coordonnées des prestataires réellement joignables en urgence
Accès numériques — ce qui disparaît le plus vite
- Accès à l'espace de gestion de la résidence, transféré au nouveau responsable
- Adresse électronique de la résidence, et qui la relève
- Groupe de discussion des résidents : qui en est administrateur
- Documents stockés sur un compte personnel — à rapatrier avant que le compte ne ferme
Ce qu'on découvre presque toujours trop tard
- Un contrat qui s'est reconduit pendant que personne ne regardait, avec un préavis désormais dépassé.
- Des archives qui vivaient sur le téléphone d'une personne, et qui ont disparu avec le téléphone.
- Un impayé ancien que plus personne n'ose réclamer parce que trop de temps a passé.
- Une décision votée il y a deux ans, jamais exécutée, que l'assemblée croit acquise.
Faites signer la remise
Un document simple — la liste de ce qui a été remis, la date, deux signatures — protège les deux équipes. Il protège la sortante d'un reproche futur, et l'entrante d'un trou qu'elle n'a pas creusé. C'est la pièce que tout le monde saute, et celle qu'on regrette.
Sources
- Code des Droits Réels — texte intégral (PDF) — Code du 12 février 1965, modifié notamment par la loi n° 2005-78 du 4 août 2005
- Code des Droits Réels — article 89 — Le syndicat des propriétaires et sa personnalité civile
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