Construire un budget prévisionnel annuel

Le budget prévisionnel est le document qui permet d'appeler des charges régulières plutôt que de courir après l'argent chaque fois qu'une facture arrive. Sans lui, la trésorerie d'une résidence vit au jour le jour — et une panne d'ascenseur en janvier devient une crise.

Partir du réel, pas d'une estimation

La méthode la plus fiable est aussi la plus simple : reprendre les dépenses réellement payées l'an dernier, poste par poste. Un historique imparfait vaut mieux qu'une estimation confortable.

Si vous n'avez pas d'historique — première année, ou passation sans archives — reconstituez sur les six derniers mois et doublez. C'est grossier, et c'est honnête : annoncez-le comme tel en assemblée.

Les postes à ne pas oublier

• Gardiennage et salaires, avec leurs charges associées
• Nettoyage et produits
• Eau et électricité des parties communes
• Contrats de maintenance : ascenseur, pompes, portail, extincteurs
• Espaces verts
• Assurance de la copropriété
• Petites réparations — un poste forfaitaire, jamais zéro
• Frais bancaires et fournitures

Prévoir une marge, et la nommer

Nous recommandons d'ajouter une ligne d'imprévus, de l'ordre de cinq à dix pour cent du total, et de l'appeler par son nom. Une marge cachée dans les autres postes fausse toutes les comparaisons de l'année suivante.

Le faire voter

Le budget se présente en assemblée, avec le détail par poste et la comparaison à l'exercice précédent. C'est cette comparaison qui rend le vote possible : personne ne peut se prononcer sur des chiffres qui sortent de nulle part.

Une fois voté, il devient la base des appels de fonds de l'année. C'est ce qui permet de répondre « c'est le budget que nous avons voté ensemble » plutôt que « c'est ce que ça coûte ».

Ce qu'un budget n'est pas

Ce n'est pas un engagement de ne pas dépasser. Une prévision qui se révèle fausse n'est pas une faute de gestion — c'est une prévision. Ce qui serait une faute, c'est de ne pas le dire, et de laisser la régularisation de fin d'année faire la mauvaise surprise.