Clôturer un exercice comptable

Clôturer un exercice, ce n'est pas faire un bilan. C'est arrêter une date, compter ce qui existe, solder ce qui a été appelé, et présenter le résultat à ceux qui ont payé.

1. Arrêter une date, et ne plus la bouger

Tout ce qui est encaissé ou payé après cette date appartient à l'exercice suivant. Cela paraît évident et c'est la première source d'erreur : une facture de décembre payée en janvier finit dans les deux exercices, ou dans aucun.

2. Compter ce qui existe

• Les espèces en caisse, comptées physiquement, à deux personnes
• Le solde bancaire du relevé, pas celui du registre
• Les chèques émis et non encore encaissés, qui grèvent le solde réel
• Les factures reçues et non payées

3. Solder lot par lot

Pour chaque lot : ce qui a été appelé sur l'exercice, ce qui a été reçu, et le solde. Un montant positif est une dette, un négatif une avance, zéro signifie à jour.

C'est la partie la plus longue, et la seule qui sera vraiment lue. Un solde de fin d'exercice juste devient le solde d'ouverture du suivant : une erreur ici se propage indéfiniment.

4. Régulariser l'écart entre prévu et réel

Le budget était une prévision. Si le réel est inférieur, la différence revient aux copropriétaires ; s'il est supérieur, elle leur est appelée. Dans les deux cas, on l'explique poste par poste — c'est ce qui rend le budget suivant crédible.

5. Présenter, et faire contrôler

Les comptes se présentent en assemblée, avec les pièces disponibles pour qui veut les consulter. Nous recommandons de les faire examiner en amont par le comité de propriétaires prévu à l'article 89 du Code des Droits Réels — celui que la pratique appelle le conseil syndical.

Se faire contrôler n'est pas une contrainte imposée au trésorier : c'est ce qui lui évite d'être seul à répondre, le jour où quelqu'un pose une question.