Tenir la comptabilité sans être comptable

Un trésorier bénévole n'a pas besoin d'un plan comptable. Il a besoin de pouvoir répondre à trois questions, à tout moment : combien avons-nous, d'où ça vient, où c'est parti.

Tout le reste est du confort. Commencer par le plan comptable, c'est la manière la plus sûre d'abandonner au bout de six semaines.

Le minimum qui suffit

Trois registres, et rien d'autre pour commencer.

1. 1Les ENCAISSEMENTS : date, lot, montant, mode de paiement, à quel appel ça se rapporte
2. 2Les DÉCAISSEMENTS : date, bénéficiaire, montant, nature de la dépense, référence du justificatif
3. 3Les SOLDES par lot : ce que chacun doit ou a payé en avance, à une date donnée

La règle du justificatif

Aucun mouvement sans pièce. Une facture, un reçu, un bon — même manuscrit, même imparfait. Un décaissement sans justificatif n'est pas une négligence de forme : c'est ce qui, quatre ans plus tard, ne pourra pas être expliqué.

Numérotez les pièces dans l'ordre où elles arrivent, et reportez ce numéro dans le registre. C'est cinq secondes par mouvement, et cela remplace une heure de recherche.

Séparer l'argent

Les fonds de la copropriété ne doivent jamais transiter par un compte personnel, ni cohabiter avec de l'argent privé dans une caisse. Ce n'est pas une question de confiance : c'est une question de traçabilité, et cela protège d'abord celui qui gère.

Ce qu'on peut remettre à plus tard

• Une comptabilité en partie double — inutile tant que les trois registres tiennent
• Un logiciel comptable professionnel — le tableur suffit longtemps, s'il est tenu
• Les amortissements et provisions comptables — hors de propos pour une résidence de vingt lots
• Un plan de comptes détaillé — huit à dix natures de dépense couvrent tout

Ce qu'on ne peut pas remettre

1. 1Le rapprochement bancaire, au moins une fois par mois
2. 2Le solde par lot, tenu à jour à chaque encaissement
3. 3Le classement des justificatifs, au fur et à mesure
4. 4La sauvegarde : un tableur qui n'existe qu'en un seul exemplaire est une perte annoncée