Contrôler les comptes : le rôle du conseil syndical
Vérifier les comptes n'est pas une marque de défiance envers le trésorier : c'est ce qui le protège. Ce qui se contrôle, sur quelles pièces, et à quel rythme.
Dans la plupart des résidences, personne ne vérifie les comptes. Non par négligence, mais par gêne : contrôler un voisin bénévole donne l'impression de le soupçonner. C'est exactement l'inverse — l'absence de contrôle est ce qui rend un trésorier vulnérable au premier soupçon.
Qui contrôle
L'article 89 du Code des Droits Réels prévoit que le président peut être assisté d'un comité de trois à neuf propriétaires, choisi par vote. C'est ce comité — que l'usage appelle souvent conseil syndical — qui est le mieux placé pour cet examen, sans qu'il faille pour autant en faire des experts-comptables.
Ce contrôle ne porte pas sur la personne
Il porte sur la correspondance entre trois choses : ce qui a été voté, ce qui a été dépensé, et ce qui figure sur le relevé bancaire. Un trésorier dont les comptes ont été examinés chaque année finit son mandat sans que personne ne puisse rien lui reprocher.
Ce qui se contrôle réellement
L'examen annuel, en une séance
- Le solde de clôture correspond-il au relevé bancaire de la même date ?
- Chaque dépense significative a-t-elle une pièce justificative ?
- Les dépenses correspondent-elles aux postes du budget voté, et les écarts sont-ils expliqués ?
- Une dépense non prévue au budget a-t-elle été décidée par qui de droit ?
- Le total des appels émis correspond-il au budget voté ?
- L'état des impayés est-il cohérent avec les encaissements enregistrés ?
- Les espèces encaissées ont-elles toutes été déposées ?
Sept questions, quelques heures, une fois par an. Ce n'est pas un audit et cela n'en a pas la prétention : c'est une vérification de cohérence, et elle suffit à détecter à peu près tout ce qui peut mal tourner dans une copropriété.
Ce qu'il faut éviter de faire
- Contrôler seul. Deux personnes rendent l'examen incontestable et protègent celui qui le mène.
- Contrôler sans prévenir. Le trésorier doit pouvoir préparer les pièces ; l'effet de surprise n'apporte rien et abîme la relation.
- Découvrir un écart et en parler d'abord aux autres résidents. On en parle d'abord à l'intéressé, qui a le plus souvent une explication.
- Conclure sans écrire. Un contrôle dont il ne reste aucune trace devra être refait l'année prochaine, sans point de comparaison.
Recommandation Syndicop
Écrivez une note d'une demi-page après chaque contrôle : ce qui a été examiné, ce qui a été constaté, ce qui reste à éclaircir. Présentée en assemblée, elle vaut mieux qu'un long débat sur les comptes — et elle rend le quitus autre chose qu'une formalité.
Sources
- Code des Droits Réels — texte intégral (PDF) — Code du 12 février 1965, modifié notamment par la loi n° 2005-78 du 4 août 2005
- Code des Droits Réels — article 89 — Le comité de propriétaires qui assiste le président
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