Espèces en copropriété : les règles à se donner
Beaucoup de résidences encaissent en liquide. Ce que cela expose, et les cinq règles qui rendent la pratique tenable quand on ne peut pas y renoncer.
Dans beaucoup de résidences tunisiennes, une partie des charges se règle en espèces. Ce n'est pas un dysfonctionnement : c'est ce qui permet à des résidents sans habitude bancaire de payer, et le refuser reviendrait souvent à créer des impayés.
Mais l'espèce ne laisse aucune trace par elle-même. Toute la fiabilité de la caisse repose donc sur ce que la résidence décide d'écrire — et sur la discipline avec laquelle elle s'y tient.
Ce que l'encaissement en liquide expose
- LE TRÉSORIER, d'abord. Sans reçu ni dépôt régulier, il ne peut prouver ni ce qu'il a reçu ni ce qu'il a remis. Le soupçon, même infondé, devient impossible à écarter.
- LE PAYEUR, ensuite. Un résident qui a payé sans reçu n'a aucun moyen de le démontrer si son compte n'est pas crédité.
- LA RÉSIDENCE, enfin. Une caisse tenue de mémoire ne se transmet pas : le changement d'équipe fait disparaître ce qui n'a pas été consigné.
Il faut ajouter une raison moins avouable, et qui explique beaucoup de situations : les espèces rendent le suivi confortable pour celui qui encaisse, et opaque pour tous les autres. Ce n'est pas une accusation — c'est simplement que personne ne peut vérifier, y compris quand tout est parfaitement tenu. Les règles qui suivent servent d'abord à protéger celui qui fait bien.
Les cinq règles à se donner
- 1UN REÇU NUMÉROTÉ, SYSTÉMATIQUEMENT. Deux exemplaires, l'un au payeur, l'autre conservé. Un carnet à souches suffit et coûte presque rien.
- 2LE REÇU MENTIONNE : la date, le lot, le montant en chiffres et en lettres, la période concernée, et le nom de qui a encaissé.
- 3UN DÉPÔT EN BANQUE À DATE FIXE. Une fois par semaine, ou dès qu'un seuil est atteint. L'argent ne dort pas chez quelqu'un.
- 4LE MONTANT DÉPOSÉ CORRESPOND À DES REÇUS IDENTIFIABLES. C'est ce qui permet de rapprocher la caisse du compte bancaire.
- 5UNE SEULE PERSONNE ENCAISSE, ou alors chacune tient son propre carnet. Deux personnes qui encaissent dans le même carnet produisent des trous que personne ne peut expliquer.
Ce qui ne doit jamais arriver
Payer une dépense directement avec les espèces encaissées, sans passer par la banque. C'est commode, et cela rend la caisse impossible à contrôler : ni le versement ni la dépense n'apparaissent au compte, et il devient impossible de dire si les deux se correspondent. Tout entre, puis tout sort — dans cet ordre.
Ce que nous ne traitons pas
L'existence éventuelle d'un plafond légal de paiement en espèces, et les obligations qui s'y attachent, relèvent de textes que nous n'avons pas vérifiés. Si votre résidence encaisse des montants importants en liquide, faites établir ce point plutôt que de vous fier à un usage.
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