Le rapprochement bancaire mensuel, en pratique

C'est l'opération que les trésoriers bénévoles redoutent le plus, et celle qui prend le moins de temps une fois qu'on l'a comprise. Le rapprochement ne cherche pas à faire tomber deux chiffres égaux : il cherche à expliquer pourquoi ils diffèrent.

Pourquoi les deux soldes diffèrent toujours

Votre registre enregistre une opération au moment où elle est décidée ou reçue. La banque l'enregistre au moment où elle passe. Entre les deux, il y a un délai — et ce délai est la totalité de l'écart, dans l'immense majorité des cas.

• Un chèque remis à un fournisseur mais non encore présenté à l'encaissement.
• Un versement reçu en fin de mois, enregistré chez vous, crédité le mois suivant.
• Des frais bancaires prélevés que vous n'aviez pas anticipés.
• Un virement rejeté, débité puis recrédité, qui apparaît deux fois sur le relevé.

C'est pour cette raison que le rapprochement ne se fait pas « quand on aura le temps ». Chaque mois qui passe ajoute des opérations en transit aux précédentes, et un écart composé de quinze causes ne s'explique plus : il se subit. Fait à date fixe, il ne porte jamais sur plus de quelques lignes.

La méthode, en cinq mouvements

1. 1Partir du solde du relevé bancaire à une date précise, et non de votre registre.
2. 2Ajouter les encaissements que vous avez enregistrés et qui n'apparaissent pas encore sur le relevé.
3. 3Retrancher les paiements émis et non encore débités — les chèques en circulation, principalement.
4. 4Comparer le résultat au solde de votre registre à la même date.
5. 5S'il reste un écart, il ne vient pas du délai : c'est une erreur, et il faut la chercher.

Ce que le rapprochement prouve, au-delà des chiffres

Un trésorier qui peut montrer douze rapprochements datés a établi quelque chose qu'aucun discours ne remplace : que l'argent de la résidence a été suivi, mois après mois, et que rien n'a été découvert à la dernière minute. C'est ce document-là qu'on présente au conseil syndical, et c'est lui qui rend le quitus autre chose qu'une formalité.

Ce qu'il faut chercher quand l'écart persiste

• Un montant inversé : 182,400 saisi 128,400. L'écart est alors divisible par neuf, ce qui est un bon indice.
• Une opération saisie deux fois, ou pas du tout.
• Un encaissement affecté au mauvais lot — le solde global est juste, les comptes individuels sont faux.
• Une opération du mois précédent jamais rapprochée, qui traîne depuis.