Régulariser les charges en fin d'exercice
Le budget prévoyait une somme, les dépenses réelles en donnent une autre. Comment solder l'écart, lot par lot, sans que personne ne conteste.
Une copropriété appelle des provisions sur la base d'un budget, et dépense ce que la réalité lui impose. L'écart entre les deux n'est pas une anomalie : c'est le fonctionnement normal, et il se solde une fois par an. Ce qui pose problème, c'est de ne jamais le solder — l'écart se reporte alors d'année en année jusqu'à devenir incompréhensible.
Le principe, en une phrase
L'article 88 du Code des Droits Réels fait participer chaque propriétaire aux charges à proportion de sa part divise, sauf convention contraire. La régularisation consiste donc à comparer ce que chacun a versé à ce que sa quote-part représente dans la dépense réellement engagée — et à réclamer ou rendre la différence.
Les cinq étapes
- 1Arrêter les dépenses de l'exercice. Une facture reçue après la clôture mais relative à l'exercice écoulé lui appartient — c'est ce point qui fausse la plupart des régularisations bâclées.
- 2Totaliser les dépenses réelles par poste, et les rapprocher du budget voté ligne à ligne.
- 3Calculer la charge réelle de chaque lot : dépense totale × quote-part ÷ 1000.
- 4Comparer avec ce qui a été appelé et effectivement versé pour ce lot.
- 5Émettre un appel complémentaire, ou constater un crédit reportable, en montrant le calcul.
Ne confondez pas appelé et encaissé
Un lot qui a été appelé de 800 DT et n'en a versé que 300 n'a pas un crédit de régularisation : il a un impayé. Mélanger les deux dans une même ligne rend le décompte incompréhensible et donne au débiteur l'impression qu'on lui réclame deux fois la même somme.
Rendre la régularisation acceptable
Un appel complémentaire est toujours mal reçu — il arrive après coup, sur une somme qu'on croyait réglée. Il passe beaucoup mieux quand il est accompagné de trois choses : le tableau budget/réel par poste, l'explication des écarts significatifs, et le calcul de la quote-part du lot concerné.
Présenter la régularisation en assemblée, avant de l'envoyer, transforme une réclamation en décision collective. C'est dix minutes d'ordre du jour, et cela supprime l'essentiel des contestations.
Recommandation Syndicop
Si l'écart se répète dans le même sens deux années de suite, ce n'est plus une régularisation qu'il faut faire : c'est le budget qu'il faut corriger. Un budget systématiquement sous-évalué produit un appel complémentaire chaque année, et use la confiance plus vite qu'une provision plus élevée dès le départ.
Sources
- Code des Droits Réels — texte intégral (PDF) — Code du 12 février 1965, modifié notamment par la loi n° 2005-78 du 4 août 2005
- Code des Droits Réels — article 88 — Contribution proportionnelle à la part divise
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