Répartir les rôles dans un bureau de trois

La plupart des résidences tunisiennes sont administrées par deux ou trois personnes, sur leur temps libre. Les méthodes écrites pour des équipes étoffées y sont inapplicables — non parce qu'elles sont mauvaises, mais parce qu'elles supposent des bras qui n'existent pas.

Répartir par domaine, pas par tâche

L'erreur classique consiste à se répartir les tâches au fil de l'eau : celui qui est disponible s'en occupe. Cela fonctionne quelques semaines, puis produit deux effets — la personne la plus disponible finit par tout porter, et plus personne ne sait qui suit quoi.

Une répartition par domaine tient mieux. Chacun est responsable d'un périmètre, du début à la fin, et sait qu'il n'aura pas à s'occuper des autres. C'est moins souple, et infiniment plus durable.

• L'ARGENT — appels de fonds, encaissements, relances, comptes, budget.
• LE BÂTIMENT — incidents, prestataires, contrats, plan d'entretien.
• LES GENS ET LES DÉCISIONS — convocations, assemblées, procès-verbaux, information des résidents.

Ce qu'il faut accepter d'abandonner

À trois, certaines choses ne se feront pas, et le reconnaître explicitement vaut mieux que de les porter comme une dette permanente. Une réunion mensuelle du bureau, un compte rendu détaillé de chaque incident, une présence à toutes les interventions : ce sont de bonnes pratiques, et elles supposent du monde.

Ce qui ne s'abandonne pas, en revanche, tient en trois points : l'argent doit être traçable, les décisions doivent être écrites, et un signalement doit toujours recevoir une réponse. Tout le reste est négociable.