Passer d'Excel à un logiciel de copropriété

Le tableur d'une copropriété n'est pas un mauvais outil : c'est un outil qui a fonctionné, souvent pendant des années, entre les mains d'une personne qui le connaît. La migration échoue rarement à cause du logiciel qui arrive — elle échoue parce qu'on n'a pas pris le temps de comprendre ce que contenait celui qui part.

Ce que votre tableur contient vraiment

Trois natures d'information s'y mélangent, et elles ne se migrent pas de la même façon. Les distinguer avant de commencer évite l'essentiel des mauvaises surprises.

• LA STRUCTURE — la liste des lots, leurs quotes-parts, les propriétaires. C'est ce qui se reprend le plus facilement, et ce qui doit être juste avant tout le reste.
• LES SOLDES — ce que chaque lot doit ou a payé d'avance à la date de bascule. C'est le point délicat : ces montants deviendront la référence de tout ce qui suit.
• L'HISTORIQUE — les écritures des années passées, les décisions, les explications notées dans une cellule. C'est ce qu'on perd, parce que personne ne sait où le mettre.

L'ordre des opérations

1. 1Nettoyer la liste des lots dans le tableur : un lot par ligne, une quote-part par lot, pas de ligne de commentaire au milieu.
2. 2Vérifier que le total des quotes-parts tombe juste. Un écart de quelques millièmes se traduira en écarts sur chaque appel.
3. 3Arrêter une date de bascule, de préférence en début d'exercice ou de trimestre.
4. 4Établir et faire valider les soldes à cette date.
5. 5Importer la structure, puis les soldes — jamais l'inverse.
6. 6Faire un appel de fonds à blanc et comparer, lot par lot, avec ce que le tableur aurait produit. C'est la seule vérification qui prouve que la reprise est bonne.
7. 7Archiver le tableur tel quel, en lecture seule, et le conserver. Il reste la preuve de ce qui s'est passé avant.

Ce qui se perd si personne n'y prend garde

Le tableur contient toujours des choses qui ne sont dans aucune colonne : un arrangement d'échelonnement noté dans une cellule, une explication de pourquoi tel lot a un solde inhabituel, une couleur qui signifiait quelque chose pour celui qui l'a mise. Ces informations n'entrent dans aucun import.

La seule façon de les sauver est de les écrire, avant la bascule, avec la personne qui tenait le tableur. Une page suffit, et c'est probablement la page la plus utile de toute la migration.