Reprendre la gestion après un syndic professionnel
Récupérer les comptes, les documents et les contrats d'un cabinet sortant : ce qui se réclame, dans quel ordre, et ce qui appartient au syndicat.
Une résidence qui décide de reprendre sa gestion en interne le fait rarement dans la sérénité : la décision suit souvent un mécontentement. C'est précisément la raison pour laquelle la transition doit être organisée froidement — un dossier récupéré à moitié handicape la résidence bien plus longtemps que le cabinet dont elle voulait se séparer.
Ce que le texte permet de dire
L'article 97 du Code des Droits Réels prévoit que le syndicat confie les missions de son président à un syndic immobilier professionnel par un vote à la majorité de l'article 91. Cette délégation résulte donc d'une décision de l'assemblée — et une décision d'assemblée se défait par une autre décision d'assemblée.
Les documents appartiennent au syndicat
L'article 89 dote le syndicat des propriétaires de la personnalité civile. Les comptes, les archives, les contrats et les données de la résidence sont donc les siens. Un cabinet qui les détient les détient pour le compte du syndicat : les remettre n'est pas une faveur.
Ce que nous ne traitons pas
Les conditions de résiliation du mandat, les préavis applicables et les conséquences d'une rupture relèvent du contrat signé et du droit commun du mandat, que nous n'avons pas vérifié. Relisez le mandat avant de voter quoi que ce soit, et faites-le relire si un désaccord se profile.
Ce que la résidence reprend, exactement
Un cabinet ne se contente pas de tenir des comptes : il porte aussi une mémoire et un réseau. En reprenant la gestion, la résidence récupère des documents — mais elle perd le technicien qui connaissait l'installation, la relation avec les prestataires, et la routine qui faisait que les choses se faisaient sans qu'on y pense.
C'est la partie invisible de la transition, et celle qui explique que la première année soit toujours plus lourde que prévu. La prévoir change tout : on cherche les prestataires avant d'en avoir besoin, on écrit les échéances plutôt que d'attendre qu'un rappel arrive, et on accepte que six mois soient nécessaires pour retrouver un rythme.
L'ordre des opérations
- 1Relire le mandat : durée, échéance, préavis, forme de la notification. C'est ce document qui fixe votre calendrier.
- 2Inscrire explicitement le point à l'ordre du jour de l'assemblée, et faire voter aussi la désignation de celui qui reprendra.
- 3Notifier dans la forme prévue, et conserver la preuve de l'envoi.
- 4Adresser au cabinet une demande écrite de remise, avec la liste de ce qui est attendu.
- 5Organiser une remise en présence de deux personnes du bureau, contre bordereau signé.
- 6Faire changer les signataires du compte bancaire — la démarche la plus longue, à engager en premier.
Ce qu'il faut réclamer, sans en oublier
- Relevés bancaires des douze derniers mois et solde à la date de reprise
- État des comptes lot par lot, avec l'ancienneté de chaque impayé
- Toutes les pièces justificatives des dépenses de l'exercice en cours
- Procès-verbaux des assemblées et décisions non exécutées
- Contrats en cours, avec leurs échéances et leurs préavis
- Correspondances et dossiers en cours, y compris les litiges
- Coordonnées des prestataires réellement joignables
- Accès numériques : espace de gestion, adresse électronique de la résidence, documents stockés en ligne
Recommandation Syndicop
Traitez la séparation comme une passation, pas comme un divorce. Un cabinet qui part correctement transmet ; un cabinet mis en cause publiquement se limite au strict minimum. La différence se mesure en mois de tâtonnement pour ceux qui reprennent — et le ton ne coûte rien.
Sources
- Code des Droits Réels — texte intégral (PDF) — Code du 12 février 1965, modifié notamment par la loi n° 2005-78 du 4 août 2005
- Code des Droits Réels — article 89 — Le syndicat, personne civile, propriétaire de ses archives et de ses comptes
- Code des Droits Réels — article 97 — La délégation à un syndic professionnel se décide, et se retire, par un vote
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