Le procès-verbal d'assemblée générale

Le procès-verbal est le seul document qui survivra à l'assemblée. Dans trois ans, personne ne se souviendra de ce qui s'est dit ; tout le monde lira ce qui a été écrit.

Ce qu'il doit contenir

1. 1La date, l'heure d'ouverture et de clôture, le lieu
2. 2Qui présidait, et qui tenait le secrétariat
3. 3La feuille de présence : présents et représentés, avec leurs quotes-parts
4. 4Le total des millièmes présents ou représentés
5. 5Pour chaque résolution : son texte complet, puis le résultat
6. 6Le décompte en millièmes — pour, contre, abstention — et non en nombre de personnes
7. 7Les signatures de fin de séance

Ce qu'il ne doit pas contenir

Un procès-verbal n'est pas un compte rendu de conversation. Trois choses n'y ont pas leur place, et créent des problèmes durables :

• Les échanges nominatifs — « M. X a reproché à Mme Y… » : un PV circule, et ce qui y est écrit reste
• Les commentaires du rédacteur sur la qualité d'un débat
• Les décisions prises hors ordre du jour : les y écrire ne les rend pas valables, cela documente seulement l'irrégularité

Le rédiger pendant, pas après

Nous recommandons d'écrire les résolutions et leurs décomptes en séance, et de les lire à voix haute avant de passer au point suivant. Un PV rédigé le lendemain de mémoire contient toujours une approximation — et c'est celle-là qui sera contestée.

Le diffuser

La loi n'impose pas de forme de diffusion que nous ayons pu vérifier. Ce que la pratique retient : remettre le PV à chaque copropriétaire, présent ou absent, dans un délai court, et conserver la preuve de cette remise.

Un absent qui découvre six mois plus tard une décision qui le concerne a raison d'être mécontent, même si la décision était régulière.