Une trame de procès-verbal à remplir séance tenante
Le procès-verbal se rédige pendant l'assemblée, pas trois semaines après. Une trame à compléter au fur et à mesure, résolution par résolution.
Un procès-verbal écrit trois semaines après l'assemblée n'enregistre plus ce qui s'est passé : il enregistre ce que son rédacteur en a retenu. C'est la source de la moitié des contestations que nous voyons remonter. La parade est simple et tient en une phrase : le procès-verbal se remplit pendant la séance.
Cette trame ne remplace pas votre règlement de copropriété
Le règlement peut imposer des mentions, un délai de diffusion ou un mode de signature que cette trame ignore. En cas de divergence, c'est lui qui s'applique — pas ce modèle.
Ce que le document doit établir, et rien de plus
Un procès-verbal n'est pas un compte rendu de réunion. Il n'a pas à restituer les débats : il doit établir des faits opposables. Quatre familles suffisent.
- Qui était là — présents, représentés, et le total des quotes-parts que cela représente
- Ce qui a été soumis au vote, dans la formulation exacte qui a été votée
- Le résultat de chaque vote, exprimé en quotes-parts et non en nombre de mains levées
- Ce qui a été décidé de faire, par qui, et avant quand
Le détail des règles de vote — le poids des voix, le plafond qui s'applique au propriétaire majoritaire — est expliqué à part. Ici, il faut seulement savoir que le résultat s'écrit en quotes-parts.
La trame
[NOM DE LA RÉSIDENCE] [Adresse complète] PROCÈS-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE [ORDINAIRE / EXTRAORDINAIRE] Date : [jj/mm/aaaa] Heure d'ouverture : [hh:mm] Lieu : [lieu exact de la réunion] 1. FEUILLE DE PRÉSENCE Nombre total de lots : [__] Total des quotes-parts de la résidence : [____ / 1000] Propriétaires présents : [__] lots, soit [____] quotes-parts Propriétaires représentés : [__] lots, soit [____] quotes-parts Total présent ou représenté : [__] lots, soit [____] quotes-parts La feuille de présence signée est annexée au présent procès-verbal. 2. BUREAU DE SÉANCE Président de séance : [Nom, Prénom] — lot [__] Secrétaire de séance : [Nom, Prénom] — lot [__] 3. RAPPEL DE L'ORDRE DU JOUR L'assemblée a été convoquée le [jj/mm/aaaa] avec l'ordre du jour suivant : 1. [intitulé exact, repris de la convocation] 2. [...] 4. RÉSOLUTIONS --- RÉSOLUTION N° 1 --- Texte soumis au vote : « [reprendre ICI le texte exact soumis au vote, tel qu'il a été lu. Ne pas le reformuler après coup : c'est ce texte qui engage.] » Résultat du vote : Pour ............... [____] quotes-parts — [__] lots Contre ............. [____] quotes-parts — [__] lots Abstention ......... [____] quotes-parts — [__] lots Décision : [ADOPTÉE / REJETÉE] Suite à donner : [qui fait quoi, et avant quelle date] --- RÉSOLUTION N° 2 --- [répéter la structure ci-dessus, sans exception] 5. QUESTIONS DIVERSES Les points ci-dessous ont été évoqués sans faire l'objet d'un vote et n'emportent donc aucune décision : - [point évoqué] — suite : [aucune / à inscrire au prochain ordre du jour] 6. CLÔTURE Heure de clôture : [hh:mm] Prochaine assemblée envisagée : [période] Le président de séance Le secrétaire de séance [Nom] [Nom] [Signature] [Signature] Annexes : feuille de présence signée, pouvoirs reçus, [documents remis].
Trois erreurs qui rendent un procès-verbal contestable
- 1Reformuler une résolution après le vote. Le texte voté et le texte écrit doivent être le même — un mot déplacé change ce qui a été décidé.
- 2Compter les votes en personnes. Le résultat s'exprime en quotes-parts : un décompte en mains levées ne prouve rien et se conteste.
- 3Faire voter un point ajouté en séance. Ce qui n'était pas à l'ordre du jour n'a pas pu être préparé par les absents ; la décision est fragile.
Le procès-verbal a une vie après l'assemblée
Il sert de preuve à la première contestation, de mémoire au bureau suivant, et de point de départ à la reprise si l'équipe change. Il vaut donc d'être diffusé à tous, et rangé là où on le retrouvera dans trois ans — pas dans une conversation.
Sources
- Code des Droits Réels — texte intégral (PDF) — Code du 12 février 1965, modifié notamment par la loi n° 2005-78 du 4 août 2005
- Code des Droits Réels — article 91 — Règles de vote : poids des voix, plafond de la moitié, égalité
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